Change Management: Den Wandel meistern

Früh mit dem Change Management beginnen

Jedes SAP-S/4HANA-Projekt bringt diverse Herausforderungen mit sich. Diese müssen durch das Projektteam und das gesamte Unternehmen gestemmt werden. Dabei kommen diese Herausforderungen keineswegs unangekündigt und sind zum richtigen Zeitpunkt gut lösbar.

Gerade dann, wenn sich Unternehmen für einen Greenfield-Ansatz mit dem strategischem Ziel der Vereinheitlichung von Prozessen entscheiden, kommt es zu massiven Veränderungen innerhalb des Unternehmens.

Und selbst bei einem möglichst einfach gestalteten Wechsel nach SAP S/4HANA können erneute Veränderungen nötig werden: Zum Beispiel kann es nötig werden, veraltete SAP-Produkte durch neue Lösungen zu ersetzen.

Unternehmen unterschätzen das Change Management oft

Grundsätzlich wird die Transformation, die ein SAP-S/4HANA-Projekt für ein Unternehmen mit sich bringt, allzu oft völlig unterschätzt – das zeigen viele Aussagen und Berichte von Unternehmen, wenn sie nach ihrem Projekt nach den größten Stolpersteinen gefragt werden.

Die Folgen sind zum Teil verheerend:

• Nicht selten wird das Projektbudget überzogen.
• Die Mitarbeitenden sind unzufriedenen und demotiviert.
• Das operative Geschäft läuft nach dem Go-live nicht rund.

Im besten Fall können Unternehmen das schlecht laufende Geschäft mit einer intensiven Hypercare-Phase wieder auf Kurs bringen, aber die schlechte Stimmung der Mitarbeitenden und der Schaden an der Unternehmenskultur bleiben.

Was also tun?

Die Schwierigkeiten lassen sich vor allem vermeiden, wenn das Thema Change Management zu einem möglichst frühen Zeitpunkt des geplanten SAP-S/4HANA-Projekts auf die Agenda kommt.

Früh bedeutet hier am besten

• bereits in der Vorbereitungsphase des Implementierungsprojekts oder
• sogar schon in einem vorangehenden Vorprojekt (Roadmap-Projekt).

Fest steht: Je früher Unternehmen sich um das Change Management kümmern und je früher und besser die Projektmitarbeiter und die Organisation auf diese Weise auf das Projekt vorbereitet werden, desto leichter gelingt der Einstieg und die gemeinsame Arbeit.

5 der größten Fehler im Change Management – und mögliche Lösungen

Ein S/4HANA Projekt sollte nicht ohne ein durchdachtes Change Management umgesetzt werden. Die mit dem Wechsel einhergehende Transformation im Unternehmen hat das Potenzial, ganze Projekte zum Scheitern zu bringen. Hier erfahren Sie mehr über die größten Stolperfallen im Umgang mit dem Change Management und Wege, um diese zu umgehen.

1. Zu langsame Konzepte und falsche Zeitpunkte

Viele Change-Management-Konzepte scheitern bereits am methodischen Vorgehen in einem SAP-S/4HANA-Projekt. So berücksichtigen nur wenige Methoden die Agilität eines solchen Projektes und die Dynamik der Innovationen innerhalb der Prozesse.

• Unternehmen sollten daher möglichst alle Maßnahmen für das Change Management bereits vor ihrem Einsatz mit allen Beteiligten abstimmen.
• Die ausgewählten Maßnahmen lassen sich im Projekt auf diese Weise effektiv, agil und zum richtigen Zeitpunkt nutzen.

2. Emotionen missachten und Fehler vermeiden

Wenn eingespielte Arbeitsweisen und Abläufe losgelassen werden müssen, dann fordert das viele Menschen emotional heraus – vor allem dann, wenn jahrelange Arbeitszeit investiert wurde. Nicht selten kommt es zu Abwehrreaktionen, Ängsten und Sorgen.

• Eine gute Vorbereitung des Changeprozesses und ein frühes Kommunizieren im Projekt über mögliche Veränderungen sind daher unabdingbar.
• Unternehmen sollten zudem gezielt eine offene Fehlerkultur aufbauen und überlegen, wie mit Fehlern umgegangen werden soll und welche Kommunikation sie bei Fehlern wählen.

3. Nur Systeme statt Menschen berücksichtigen

Viele Change-Management-Ansätze sind sehr stark analytisch und systemgestützt aufgebaut.
Sie sind daher für ein SAP-S/4HANA-Projekt uneffektiv, da sie die Menschen und ihre Sorgen und Unsicherheiten im Bezug auf die Umstellung nicht ausreichend in den Mittelpunkt stellen.

• Aus diesem Grund sind zum Beispiel ein stärkerer Fokus auf Zwischenmenschliches und einen direkten Ansprechpartner hilfreich und effektiv.
• Bei größeren Projekten unterstützt ein Change Management-Team, das sich aus verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichkeiten zusammensetzt.
  

4. Zu wenig Kommunikation und kein Nachhaken

Häufig setzen Unternehmen voraus, dass eine einmalig gegebene Information von allen Beteiligten automatisch verstanden und verinnerlicht wird. Dem ist allerdings nicht so – vor allem nicht bei komplexeren Themen.

• Aus diesem Grund sollten Unternehmen stets auf mehrere Kommunikationszyklen, Erinnerungen und Möglichkeiten setzen, Informationen nachschlagen zu können.
• Wichtig ist es außerdem, regelmäßig nachzuhaken, ob alle Beteiligten tatsächlich über alle für sie relevanten Informationen verfügen.

5. Annahme: Gesehen ist gelernt!

In den Projektphasen liegt der Fokus der Beteiligten in der Regel nicht auf dem Lernen, sondern auf der Diskussion von Abläufen, dem Einschätzen von Funktionen und dem Finden von Fehlern. Zum richtigen Lernen von neuem Wissen reicht dies aber nicht aus – hierfür braucht es vor allem Fokus, Übersicht und Übung.

• Unternehmen müssen daher geeignete Formate – wie etwa moderne E-Learning-Tools mit Videos oder auch Quiz-Elementen – zur Verfügung stellen und ausreichend Zeit fürs Lernen im Projekt einplanen.
• Das Format der Schulung muss es ermöglichen, Themen in Ruhe mehrfach zu wiederholen und zu üben und dies auch von den zu Schulenden einzufordern.
  
  

Stellen Sie das Change Management in den Mittelpunkt!

Ganz wichtig ist: Change Management-Maßnahmen können nicht einfach nachgeholt werden. Es gibt hier keine zweite Chance.

Erst innerhalb einer Krise im Projekt mit dem Change Management zu beginnen, erfordert deutlich mehr Aufwand und liefert schlechtere Ergebnisse.

Für Unternehmen ist also essenziell, sich möglichst früh und möglichst umfassend mit dem Thema zu beschäftigen, wenn ein SAP-S/4HANA-Projekt geplant ist.

So unterstützen wir Sie im Change Management

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• sich einen realen Überblick der anstehenden Transformation zu schaffen,
• ihre Organisation richtig auf die Herausforderungen im Projekt vorzubereiten,
• allen eine klare Vorstellung der zu erreichenden Ziele im Projekt zu verschaffen,
• Innovationen und Neuerungen transparent zu machen,
• digitale Schulungen und E-Learningstrukturen aufzubauen,
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