Die Roadmap schafft Klarheit bei NORDWEST

„Wir präferieren Brownfield, aber ist das für uns wirklich der richtige Weg?“ Diese Frage stand am Anfang der Zusammenarbeit von NORDWEST und GAMBIT Consulting. Das war Mitte 2023. Das Verbundunternehmen beauftragte GAMBIT mit einer Roadmap für SAP S/4HANA, um die Frage des passenden Umstiegsszenarios und Betriebsmodells beantworten zu können. Das Unternehmen wünschte sich Klarheit – und zwar auf der Basis von Daten und Fakten.

Reicht Brownfield aus?

Zwar sprachen der vermeintlich geringere Aufwand und die – je nach Ausgestaltung – erwartbar etwas geringeren Kosten vor der Untersuchung aus Sicht der internen IT eher für eine Brownfield-Umstellung. Die Fachbereiche des Unternehmens erhoffen sich vom Umstieg auf SAP S/4HANA aber prozessuale und strategische Vorteile, die mit Brownfield kaum erreichbar sind – etwa eine größere Flexibilität der Systemlandschaft, eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit auf neue Anforderungen und ein höherer Anteil von automatisierten Prozessen.

Ziel der Vorstudie war es daher, die möglichen Wege und Betriebsmodelle genauer zu untersuchen. „Eine solche Entscheidung kann man nicht aus dem Bauch heraus oder auf der Basis von zu wenigen Informationen treffen“, sagt Christian Schepermann (Geschäftsbereichsleiter IT & Prozessmanagement). „Wir haben uns daher für ein Roadmap-Programm mit GAMBIT entschieden, das uns die nötigen Fakten liefert, um am Ende sagen zu können: Das ist der für uns optimale Weg, mit dem wir nach der Umsetzung langfristig am besten aufgestellt und das Unternehmen weiter digital transformieren können.“

Von manuellen zu automatisierten Prozessen

NORDWEST verfügt über ein gewachsenes und komplexes SAP-ECC-System, das aufgrund des Wartungsendes auf SAP S/4HANA umgestellt werden muss. Vor allem aber unterstützt das vorhandene System die zukünftige Geschäftsentwicklung des Unternehmens nicht mehr hinreichend. Zu viele manuelle Prozesse, eine zu aufwendige Wartung, demografische Risiken und eine bei Zukäufen oder organischem Wachstum nicht skalierbare Systemlandschaft – es sind diese und einige weitere Herausforderungen, die im Zuge der Umstellung gelöst werden sollen und die Frage aufwarfen, ob Brownfield das Unternehmen tatsächlich weiterbringt.

Das 6-stufige GAMBIT-Roadmap-Programm

Die GAMBIT setzte für NORDWEST das GAMBIT-Roadmap-Programm um, das sich bereits in vielen Kundenprojekten bewährt hat. Mit Hilfe des Programms untersuchten die Berater:innen die verschiedenen Umstiegsmöglichkeiten – unter anderem inklusive einer Untersuchung der strategischen Ziele der NORDWEST mit Hilfe von Strategieinterviews, einer Fit-Gap-Analyse des Abdeckungsgrades der SAP Best Practices und einer Aufwand- und Kostenschätzung der verschiedenen Umstiegsoptionen.

Neben den Umstiegsszenarien prüften die Experten der GAMBIT die verschiedenen möglichen Betriebsmodelle, im Falle der NORDWEST die Private Edition der SAP S/4HANA Cloud (mit und ohne RISE with SAP) und SAP S/4HANA On-Premise.

„Am Ende der Untersuchung haben wir der NORDWEST eine Greenfield-Umstellung in die Private Cloud mit RISE with SAP empfohlen“, sagt Sebastian Schmitz, Roadmap-Experte und Projektleiter der GAMBIT. „Dabei haben wir vor allem die möglichen Vorteile, den Aufwand, die Kosten und die NORDWEST-Strategie berücksichtigt. Die Studie hat belegt, dass Brownfield für NORDWEST keine nennenswerten Fortschritte brächte, außer dem Ausweichen der Gefahr durch das Wartungsende für SAP ECC.“

Die gewünschte Klarheit über den passenden Weg

Aus Sicht der SAP-Experten ermöglicht nur eine Greenfield-Implementierung die umfassende Nutzung der Benefits von SAP S/4HANA und die Erreichung der gewünschten Ziele – unter anderem den Rückbau komplexer Programmierungen, die Senkung des demografischen Risikos, die Ablösung manueller Prozessschritte und den Aufbau einer skalierbaren und performance-orientierten Systemlandschaft.

Eine solche zukunftsfähige und flexible Systemlandschaft – im SAP-Standard und auf der Basis des Clean-Core-Prinzips von SAP S/4HANA – ermöglicht es NORDWEST, auch in Zukunft wichtige Erweiterungen zur Unterstützung des Geschäfts vorzunehmen und neue Geschäftsmodelle einfacher zu integrieren.

„Mit den Ergebnissen des Roadmap-Programms verfügen wir jetzt genau über die Daten und Fakten, die wir uns gewünscht haben. Außerdem hat die Vorstudie uns gezeigt, dass wir uns noch intensiver mit unseren Lösungen SAP HR, SAP BW und dem Mandanten der TeamFaktor NW GmbH befassen müssen, deren Wartung ebenfalls Ende 2027 ausläuft. Dank GAMBIT und unserem internen Projektteam haben wir nun ein transparentes und gesichertes Bild und können die passenden Entscheidungen treffen“, sagt Christian Schepermann (Geschäftsbereichsleiter IT & Prozessmanagement).