Zukunftsfähige Cloud-Plattform mit SAP S/4HANA

Sie wiegt mehr als fünf Tonnen, arbeitet mit sechs Bar Druckluft, hat eine Antriebsleistung von 38 kW und kann sage und schreibe über eine Million Tabletten in einer Stunde pressen – die KTP 720X der Romaco Kilian, eine Tablettenpresse für die Pharmaindustrie. Dabei kühlt die Maschine den Prozessbereich auf unter 30 °C, um auch wärmesensible Produkte wie zum Beispiel das Schmerzmittel Ibuprofen verarbeiten zu können.

Es sind solche Produkte wie die KTP 720X, mit denen sich Romaco Kilian in den vergangenen Jahrzehnten einen hervorragenden Ruf als Technologieführer im Spezialmaschinenbau für die Pharmaindustrie erarbeitet hat. Auch die zahlreichen Patente des Unternehmens sind ein Beleg für den Ansatz, bestmögliche Lösungen für die anspruchsvollen Kunden in aller Welt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen.

Ein hochtechnisiertes Unternehmen wie Romaco Kilian benötigt natürlich auch eine leistungsfähige IT-Systemlandschaft, mit der das Unternehmen die eigene Wettbewerbsfähigkeit halten und verbessern, die Geschäftsprozesse vereinfachen oder beispielsweise auch eine Kundenauftragsfertigung mit Variantenkonfiguration der verschiedenen Lösungen und Produkte integriert abbilden kann.

Deutliche Vereinfachung der IT-Landschaft

Die Verantwortlichen im Unternehmen stellten sich daher – nicht zuletzt auch angesichts der abgekündigten Wartung für SAP ECC 6.0 – die Frage, wie die vorhandene, stark individualisierte SAP-Lösung durch den Greenfield-Ansatz für SAP S/4HANA abgelöst und deutlich vereinfacht werden kann. „Das Projekt bei Romaco Kilian hatte dabei als Pilotprojekt für die internationale Romaco Group natürlich eine ganz besonders hohe Bedeutung“, so Markus Kimpel, CFO der Romaco Group.

Das Unternehmen beauftragte GAMBIT daher mit einem Vorprojekt für SAP S/4HANA und mit der Implementierung von SAP S/4HANA nach dem Greenfield-Ansatz, der durch die Erkenntnisse und das Ergebnis des Vorprojekts quasi vorgegeben wurde. Das System wird in einem solchen Fall gänzlich neu aufgesetzt, sozusagen „auf der grünen Wiese“.

Die mit dem Projekt verbundenen Ziele waren vor allem eine Vereinfachung der Prozesse, die Überwindung bzw. Beseitigung von „SAP-Altlasten“ und eine engere Verzahnung des Angebotswesens und des Beziehungswissens aus Konstruktion und Fertigung. „Das Unternehmen wollte zurück zum Standard und setzte dabei vor allem auf die SAP Best Practices – also vorkonfigurierte, integrierte und sofort verfügbare Geschäftsprozesse“, erläutert Dr. Thomas Fischer von GAMBIT Consulting, der das Steering des Projekts verantwortete.

Change Management von hoher Bedeutung

Prozessual und technisch hatte das nach dem SAP-Activate-Vorgehensmodell umgesetzte SAP-S/4HANA-Projekt einen erheblichen Umfang – von der Entwicklung bis zur Kundenauftragserfassung inklusive Variantenkonfiguration, von der Produktion bis zum Aftersales-Geschäft (Service, Ersatzteile, Umbauten und Retrofits).

Ein weiterer wesentlicher Teil des Projekts war das Change Management: die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses für den Sinn und die Notwendigkeit des SAP-S/4HANA-Projekts und die Vorbereitung der Kilian-Organisation auf die Implementierung.

„Ein besonderes Highlight des Projekts war für mich, dass wir die bisher manuell gepflegte Auftragsdatenbank durch eine digitale Dokumentation der individuellen Maschinen in SAP S/4HANA ersetzt haben: einen Digital Twin – also ein virtuelles Abbild der physischen Anlagen“, sagt Achim Krämer, Projektleiter bei GAMBIT Consulting. Und Romaco Kilian plant bereits weitere Ausbaustufen des „Twins“, nämlich die fortlaufende digitale Dokumentation von Änderungen durch Umbauten und Servicemaßnahmen.

Gut geplanter und erfolgreicher Go-live

„Insgesamt sind wir während der Pandemie zwar etwas langsamer vorangekommen als ursprünglich geplant, aber das hatte vielerlei Gründe, unter anderem durch einige Wechsel in unserer Projektorganisation. Dennoch haben wir das Projektziel dank der guten und professionellen Zusammenarbeit im gesamten Team voll erreicht, Anfang 2022 einen reibungslosen Go-live erlebt und setzen mit GAMBIT nun Folgeprojekte um“, sagt Jens Carstens, Geschäftsführer der Romaco Kilian.