SAP S/4HANA als zentrale Datendrehscheibe

Schnelle Amortisierung der Investition

Ein langlaufendes Rollout-Projekt kam für den Hersteller Lohmann bei der Modernisierung seiner Prozess- und IT-Landschaft nicht Frage. Schneller fachlicher Nutzen war gefragt, der die Investitionen sofort rechtfertigt — und sich nicht erst in vielen Jahren nach dem letzten Rolloutschritt auszahlt.

„Erfolgsfaktoren waren unser formaler Ansatz, zunächst unsere Prozesse zu standardisieren und zu dokumentieren, die vorgezogene Datenharmonisierung und eine pfiffige Zwei-Schicht-Architektur, die man in mittelständischen Unternehmen vermutlich eher nicht vermuten würde. Wir gewinnen dadurch Flexibilität und Geschwindigkeit beim Rollout“, meint Holger Wüsthoff, CIO bei Lohmann.

Nach dem Aufbau eines gruppenweit harmonisierten Prozessmodells führte das Unternehmen eine SAP S/4HANA-Lösung — zu hundert Prozent im Standard und mit einem Greenfield-Ansatz — in einer private-cloud ein. S/4HANA fungiert dabei als Datendrehscheibe, die von diversen Altsystemen unterschiedlicher Hersteller und Versionsstände beliefert wird.

Sofortiger Nutzen: Das Management bekommt über S/4HANA Führungs- und Steuerungsdaten in Echtzeit bereitgestellt, nutzt Fiori-Apps, Dashboards und alle weiteren Vorteile der S/4HANA-Lösung. Ferner sollen viele Intercompany-Prozesse automatisiert werden, was insbesondere für divisional organisierte Unternehmen eine deutliche Erleichterung darstellt.

Die SAP-Architektur und das gewählte Projektvorgehen lassen sich auf andere Migrationsszenarien übertragen. Bei Lohmann sollen die Altsysteme jetzt sukzessive in regionalen Clustern nach S/4HANA migriert werden. Die Lösung wird so weiter entwickelt, dass sie 100 Prozent Cloud-kompatibel bleibt und zum gegebenen Zeitpunkt in die public-cloud umziehen kann.

Transformationsprojekt aus vielfältigen Gründen erforderlich

Die Lohmann GmbH & Co. KG, ein global aufgestellter Hersteller technischer Klebeprodukte und Hygieneartikel, ist — wie viele andere erfolgreiche Unternehmen auch — über lange Jahre stark gewachsen, zum Teil anorganisch. Dadurch entsteht in der Regel eine heterogene und stark fragmentierte IT-Landschaft. Bei Lohmann waren es alleine elf unterschiedliche ERP-Hersteller, zusätzlich verkompliziert durch unterschiedliche Ausprägungen und Releasestände.

Video: Interview mit Holger Wüsthoff, CIO von Lohmann, und Thomas Pasquale, Geschäftsführer bei GAMBIT

Als bei einem Teil der Systeme das Ende der Wartungsverträge näher kam, fragte sich Holger Wüsthoff, ob er weiter in die Altsysteme oder langfristig in eine neue, harmonisierte und zukunftsorientierte Landschaft investieren sollte. Vor dem Hintergrund weiterer strategischer Unternehmensziele, wie der Digitalisierung, der Prozessbeschleunigung und Automatisierung, und der Notwendigkeit, zeitnah managementrelevante Informationen über Unternehmensgrenzen (und damit auch über IT-Systemgrenzen) hinweg bereit zu stellen, fiel die Entscheidung leicht.

Lohmann entschied sich für SAP S/4HANA, das sich in der Evaluierung gegen einen Marktbegleiter durchsetzte. Ein früherer Rollout-Versuch mit diesem System hatte dessen technischen Limitierungen deutlich gemacht. SAP-Systeme waren bis dahin bei Lohmann nicht im Betrieb.

Schneller Nutzen statt langer Rollout

Die IT-Modernisierung sollte bei Lohmann schnell einen Wertbeitrag leisten, dementsprechend entwickelte man gemeinsam mit dem SAP-Partner Gambit Consulting ein Architektur- und Vorgehensmodell. Ein Wasserfallmodell und ein klassisches Rollout-Template schieden aus, weil ein schneller Nutzen gefordert war.

„Einen wichtigen Beitrag für einen schnellen ROI lieferte der kreative Projektansatz von Gambit: Die vorgeschlagene S/4HANA-Datendrehscheibe entzerrt die Migration, automatisiert Intercompany-Prozesse und sorgt auch für sofortigen fachlichen Nutzen, weil wir Führungs- und Steuerungsdaten nahezu in Echtzeit aus allen Altsystemen unternehmensübergreifend ermitteln und mit modernster User Experience aufbereiten können “, fasst CIO Holger Wüsthoff das komplexe Projekt in wenigen Worten zusammen.

„Wichtige Erfolgsfaktoren waren rückblickend, die Bereitschaft der Lohmann-Geschäftsbereiche den SAP-Standard zu nutzen, die große Projektunterstützung durch das Lohmann-Management und ein agiles Vorgehensmodell, dass eine zügige Inbetriebnahme erlaubt“, sagt Thomas Pasquale, Geschäftsführer von Gambit Consulting und Kopf des Projektteams.

Prozessharmonisierung in den Geschäftsbereichen

Voraussetzung für eine schnelle IT-Umsetzung war die Harmonisierung der Prozesslandschaft in den Lohmann Geschäftsbereichen — unter Berücksichtigung der Realisierbarkeit im S/4HANA-Standard. Zum Einsatz kam das sogenannte „Core-Shell-Modell“ von Gambit, das beispielsweise lokale Besonderheiten oder physikalische Besonderheiten zulässt, ohne die Harmonisierungsbestrebungen zu gefährden.

Beispiel für Abweichungen vom Standard: An einigen Standorten ist es aufgrund von Flächeneinschränkungen nicht möglich, den Standardprozess des Unternehmens „Keine Einlagerung ungeprüfter Wareneingänge“ einzuhalten. In derartigen Fällen muss man Ausnahmen zulassen und implementieren.

„Wer seine Prozesse nicht kennt, wird bei derartigen Maßnahmen früher oder später scheitern“, mahnt Holger Wüsthoff und wundert sich: „In der Regel haben bisher jedoch nur die großen Unternehmen ein durchgängiges Prozess-Layout.“

SAP-Architektur: Schichtenmodell

Bei der Konzeption der zukünftigen Architektur musste berücksichtigt werden, dass trotz einer heterogenen und wenig standardisierten IT-Landschaft schnelle Erfolge und Vorteile erzielt werden können. Gambit designte daher ein Zwei-Schichten-Modell:

In der Schicht 1 befinden sich alle lokalen ERP-Systeme und deren Hub-Lösungen. In der Schicht 2 befinden sich alle zentralen Applikationen, beispielsweise zur Erstellung globaler Sales-Reports oder globalen Verfügbarkeitsprüfungen über legale Einheiten und IT-Systeme hinweg.

Schicht 2 besteht im Kern aus einem private-cloud S/4HANA-System, das in breitem und tiefem Funktionsumfang (FI/CO (Financials), Embedded BW (für Echtzeit-Reporting), SD (Vertrieb), PP (Produktionsplanung), MM (Materialmanagement mit Inventory-Management), QM (Qualitätsmanagement) und eEWM (embedded EMW zur Lagerverwaltung)) genutzt wird. PP-DS (Feinplanung), TM (Transportation Management) und die SAP Cloud Platform sollen zukünftig zusätzlich genutzt werden.

„Es waren schon einige anspruchsvolle und anstrengende Module für eine S/4HANA-Einführung dabei“, schmunzelt Holger Wüsthoff im Rückblick.

S/4HANA wird aktuell vollständig modifikationsfrei im Standard genutzt. Gegebenenfalls notwendig werdende Anpassungen sollen zukünftig mit der SAP Cloud Platform vorgenommen werden, um Cloud-kompatibel zu bleiben.

„Bei uns sind Entwicklungen strikt verboten, die uns die Cloudfähigkeit nehmen, weil wir sobald wie möglich in die public-cloud umziehen wollen“, betont Holger Wüsthoff. Einige dafür benötigte SCM-Funktionalitäten sind derzeit in S/4HANA noch nicht verfügbar, sonst wäre das Unternehmen direkt in die public-cloud gegangen.

SAP Analytics Cloud wird für die übergreifenden Auswertungen genutzt. Das Lifecycle- und Test-Management der S/4HANA-Lösung erfolgt mit dem SAP Solution Manager 7.2.

Datenharmonisierung und semantische Integration

In einem klassischen Rollout würde man Konvertierungsregeln erst dann definieren, wenn das jeweilige System zur Konvertierung an der Reihe ist. Diese Datenharmonisierung wurde vorgezogen, damit die heterogenen Systeme mit ihrer jeweiligen Semantik miteinander kommunizieren können.

Materialstammdaten, Produktstammdaten und Kundenstammdaten wurden in großem Detaillierungsgrad, also beispielswiese inklusive Merkmalen, Produktklassifizierungen, Warengruppen oder Produkthierarchien gemapped, konvertiert und zugeordnet.

„Wir haben die Datenharmonisierung bewusst vorgezogen. Unser gesamtes Unternehmen spricht datentechnisch damit schon heute dieselbe Sprache. In den Altsystemen kann ohne Änderungen weiter gearbeitet werden und wir bekommen ganzheitliche Transparenz auf Kunden und Produktebene“, erläutert Holger Wüsthoff die Vorteile dieser Vorgehensweise.

Der Datenabgleich zwischen den Systemen geschieht für die Nutzer unbemerkt im Hintergrund. Durch die semantische Integration sind globale Auswertungen schon zum jetzigen Zeitpunkt möglich, obwohl lokal noch Altsysteme genutzt werden.

Implementierung nach „SAP Activate“-Vorgehensmodell

Als Vorarbeit dokumentierte Lohmann alle Arbeitsabläufe im BPMN-Standard und erstellte so ein Prozessmodell für die gesamte Unternehmensgruppe — und zwar systemunabhängig.

Zunächst wurde die Plattform (Schicht 2) entwickelt, die alle lokalen Systeme (Schicht 1) mit den bereits harmonisierten Daten versorgen müssen.

In Schicht 1 wurden Schnittstellen zur Datenversorgung der Plattform implementiert, in der ersten umgestellten Landesgesellschaft eine S/4HANA-Greenfield Implementierung durchgeführt. Der zukünftige Rollout beschränkt sich dann darauf, eine weitere S/4HANA-Greenfield vorzunehmen und danach die nicht mehr benötigten Schnittstellen zu diesem Altsystem abzuschalten.

Die S/4HANA-Konfigurationen erfolgen unter Anwendung von „SAP Activate“, einem geführten Implementierungsvorgehen, das SAP best-practices beinhaltet, Einführungsrisiken minimiert und Organisationen gleichzeitig helfen soll, die neuen Prozesse zu erlernen und anzuwenden.

Der SAP Solution Manager spielt hierbei eine wichtige Rolle: Das BPMN-Prozessmodell lässt sich hier ablauffähig modellieren. „Die von SAP mitgelieferten Best-Practice Sets eignen sich dazu, ganze Unternehmensbereiche automatisiert zu konfigurieren. Der SAP Solution Manager ist ein richtig gutes und nützliches Werkzeug für das Prozessmanagement geworden“, meint Holger Wüsthoff. Der SolMan wird auch für das automatisierte Testmanagement verwendet, wenn beispielsweise Regressionstest oder Releasewechsel anstehen.

Im gesamten Projekt wurde ein agiles Projektvorgehen angewendet, um eng mit den verantwortlichen Fachbereichen zusammenzuarbeiten.

Viele Vorteile: Prozessbeschleunigungen, Automatisierung und Transparenz

Die modernisierte IT-Lösung bringt — vom ersten Tag der produktiven Nutzung an — zahlreiche Vorteile:

• Digitalisierung: S/4HANA arbeitet bereits mit einem cloudbasierten Microsoft CRM zusammen. Die neue Architektur ermöglicht nun die viel einfachere Einbindung weiterer On-Premise-Lösungen oder Cloud-Services von SAP oder anderen Anbietern für digitalisierte Ende-zu-Ende Prozesse.
• Prozessbeschleunigung und Automatisierung: Die durchgängige Abbildung standardisierter Ende-zu-Ende Prozesse in einem integrierten System optimiert Durchlaufzeiten und schafft neue Automatisierungsmöglichkeiten beim Ausbau der Lösung.
• „Central point of truth“: In S/4HANA liegt die zentrale Datenbasis. Nun sind erstmals unternehmensübergreifende Datenanalysen und Visualisierungen möglich, beispielsweise um Umsätze in Regionen, mit Kunden oder für ausgewählte Produkte übergreifend auszuwerten oder globale Verfügbarkeitsprüfungen zu machen — in Echtzeit oder zumindest sehr zeitnah.

Diese Informationen sind für das Management des divisionalen Führungs- und Steuerungsmodells der Lohmann-Matrixorganisation extrem wichtig. In der Matrixorganisation verlieren legale Einheiten an Bedeutung, wenn sie divisional organisiert sind — man braucht die übergreifende Sicht und Transparenz.

Die User Experience von S/4HANA, beispielsweise mit Fiori Apps auf mobilen Endgeräten, und grafische Auswertungselemente machen die Informationen leichter erfassbar und verständlich.

Übertragbarkeit der Lösungsarchitektur auf andere Migrationen

„Die von uns gemeinsam entwickelte Lösungsarchitektur lässt sich auf viele Unternehmen übertragen, die ebenfalls eine sanfte S/4HANA-Migration planen. Ob die umzustellenden lokalen Systeme von SAP oder anderen Herstellern sind, ist nicht relevant. Vorteil unseres Vorgehensmodells ist, dass man keinen unnötigen Druck aufbaut, Systeme auf einen Schlag umzustellen. Man kann dies beispielsweise am Ende von Wartungsverträgen tun oder eben auch sehr schnell, wenn S/4HANA besondere Vorteile verspricht“, erläutert Thomas Pasquale.

„Ich würde wieder so vorgehen. Gambit hat als unser „Enterprise Architect“ eine für die nächsten Jahre zukunftsweisende Lösung geschaffen: Alle Daten werden schon in der Zielstruktur von S/4HANA abgelegt und unser Prozesslayout ist — als weiteres wichtiges Fundament — fest darin verankert. So bekommen wir schnell globale Transparenz und können alsbald in die public-cloud wachsen. Die Nutzung einer im Mittelstand bisher unüblichen Multi-Tier Struktur verschafft uns Flexibilität und Geschwindigkeitsvorteile beim Roll-Out und bei Erweiterungen“, ergänzt Holger Wüsthoff.

Fazit

Eine ausgeklügelte Lösungsarchitektur mit SAP S/4HANA als zentraler Datendrehscheibe, die heterogene Systeme um neue Möglichkeiten ergänzt, der feste Wille die SAP-Lösung im Standard zu nutzen, und ein agiles best-practice Vorgehensmodell, das eine zügige Inbetriebnahme erlaubt, sind wichtige Erfolgsbausteine eines herausfordernden Projekts.

„Für ein IT-Projekt dieser Komplexität war der Zeitrahmen extrem kurz. Im Mai 2018 startete das Projekt, die Plattform (Schicht 2) ging Ende Oktober live, die erste Systemumstellung im November. Wir haben mit S/4HANA sehr hohe Flexibilität erlangt, um auf mögliche Marktanforderungen schnell reagieren zu können — und die werden wir im Zuge der weiteren Digitalisierung schnell bekommen“, ist sich Holger Wüsthoff sicher.