Einführung der SAP S/4HANA Private Cloud

Drei historisch gewachsene Gesellschaften mit 120 Buchungskreisen. Über 165 zu überarbeitende oder neu zu konzipierende Prozesse. Mehr als 60 Schnittstellen und über eine halbe Million zu migrierende Bewegungsdaten.

Das sind nur einige wenige der Zahlen und Fakten, die zeigen, welche Dimension diese Greenfield-Implementierung der SAP S/4HANA Cloud, Private Edition bei Veolia hatte.

Bereits vor etwa fünf Jahren hatte die deutsche Gesellschaft des weltweit tätigen Konzerns begonnen, die gesamte Re-Organisation und Harmonisierung des Unternehmens und den Umzug nach SAP S/4HANA zu planen.

Anfangs hatte das Unternehmen dabei noch das Ziel, mit dem Wechsel von SAP ECC auf SAP S/4HANA in die Public Cloud (früher: Multi Tenant Edition) umzuziehen, also in eine sehr schlanke, sehr flexible SaaS-Lösung der SAP.

„Mit dem Wechsel nach SAP S/4HANA wollten wir vor allem unsere gesamte Architektur und unsere Prozesse vereinfachen“, sagt Matthias Frische, Projektleiter SAP S/4HANA Implementierung bei Veolia Deutschland. „Für uns war daher klar: Eine rein technische Umstellung reicht dazu nicht.“

„Vielmehr müssen wir die Chance nutzen, uns mit SAP S/4HANA in vielen Bereichen neu aufzustellen – unter anderem mit einer einheitlichen Buchungssystematik, mit einem neuen Steuerungskonzept mit vollständig neuen FI/CO-Objekten und einem einheitlichen Kontenplan, mit der Benutzeroberfläche SAP Fiori, mit veränderten Rollen in der Organisation oder auch einer virtuell zusammengeführten IT-Organisation“

Entscheidung für die Private Cloud

2020 beauftragte Veolia GAMBIT Consulting mit einer Konzeption und der Einführung von SAP S/4HANA. Die GAMBIT-Experten konzipierten die Einführung und begannen im Herbst 2021 mit der Implementierung.

Im Vorfeld hatten die Verantwortlichen der Veolia sich für ein anderes Cloud-Betriebsmodell entschieden. Die drei vorhandenen und historisch gewachsenen SAP-ECC-Systeme sollten demnach nicht mehr in einer Public-Cloud, sondern in einem SAP-S/4HANA-Private-Cloud-System (als „Extended Edition“) zusammengeführt werden.

Der Scope der Private Cloud Edition entspricht der On-Premise-Lösung von SAP S/4HANA. Die Lösung verbindet somit den Funktionsumfang und die Erweiterbarkeit des klassischen „Vor-Ort-Betriebs“ mit den Vorteilen einer modernen Cloud-Lösung. Die Private Cloud Edition wird von SAP betrieben und gehostet.

Hohe Komplexität

Die Konsolidierung der Systeme und die nötige Prozessharmonisierung bei Veolia erwiesen sich aufgrund der hohen Komplexität als größte Herausforderungen in diesem Projekt.

Schließlich mussten dafür allein die 120 Gesellschaften der drei Business Lines prozessual auf einen Nenner gebracht werden. Darüber hinaus besitzt Veolia diverse Minderheitsanteile an Unternehmen – insbesondere im kommunalen Bereich –, die die zukünftig ebenfalls auf die neu aufgesetzten oder überarbeiteten Prozesse zugreifen. „Es war ein Projekt, wie wir das auch als erfahrene SAP-Berater nicht alle Tage erleben“, sagt Fabian Fröhlingsdorf, Projektleiter und Principal Consultant bei GAMBIT.

„Es war hochspannend aufgrund der Anforderungen und der Ausgangssituation. Und es war für mich persönlich enorm reizvoll, weil wir hier eine moderne Zielarchitektur in der Private Cloud umgesetzt haben, mit der die Veolia nun dauerhaft flexibel aufgestellt ist.“

Keep the core clean

Die hohe Flexibilität ergibt sich in digitalen Systemarchitekturen mit SAP S/4HANA vor allem durch den Ansatz „Keep the core clean“ – also dadurch, dass der Kern des SAP-S/4HANA-Systems nahezu frei von Änderungen und Modifikationen gehalten wird.

Anders als dies früher üblich war, werden heute alle notwendigen Entwicklungen und Anwendungen daher nicht mehr direkt im Kern des Systems umgesetzt. Der Code des Cores bleibt somit unangetastet.

Alle nötigen Anwendungen und individuelle Erweiterungen werden – zum Beispiel als Side-by-Side-Entwicklungen oder Business Apps – über entsprechende API-Schnittstellen an das Kernsystem angebunden.

Entwicklungen über die SAP BTP

„Bei Veolia haben wir das genauso umgesetzt. So haben wir zwei Business-Warehouse- und zwei Human-Resources-Systeme sowie rund 50 vorhandene Umfeldsysteme über die SAP Cloud Platform Integration an SAP S/4HANA angebunden. Entwickelt haben wir zudem über die SAP Business Technology Platform“, erläutert Fabian Fröhlingsdorf.

Um die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu harmonisieren, setzte das Projektteam auf die SAP Best Practices. Die Best Practices sind vorkonfigurierte, integrierte und sofort verfügbare Geschäftsprozesse.

Mithilfe einer Fit-Gap-Analyse verprobten die Berater zunächst detailliert, wie hoch der Anteil der Unternehmensprozesse der Veolia ist, die über die SAP Best Practices abgedeckt werden können. Insgesamt wurden noch rund 165 Prozesse überarbeitet oder auf der Basis der Best-Practice-Standards neu aufgesetzt.

Viel Lob für den Go-live in der Organisation

Der Go-live ging schließlich – nach drei erfolgreichen Testmigrationen und zwei jeweils anderthalbmonatigen Testphasen – im Januar 2023 über die Bühne.

Nach dem Abschluss der produktiven Datenmigration und einer zweitägigen Validierungsphase durch den Fachbereich erfolgte Mitte Januar nach dem „Go“ der Business Units die Freischaltung aller User.

„Wir haben viel Lob für den Go-live bekommen, der – trotz der üblichen zu erwartenden Einschränkungen bei einem Projekt dieser Größenordnung – alles in allem sehr gut verlaufen ist“, sagt Matthias Frische. „Danke an das gesamte Projektteam und hier vor allem an das GAMBIT-Team für eine großartige Leistung und die fantastische Unterstützung bei diesem für Veolia so wichtigen Projekt.“