SAP Ariba – Lösungen für Einkauf und Beschaffung

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist die cloudbasierte Softwarelösung für den Einkauf und die Beschaffung. Sie unterstützt Bedarfsträger und Einkäufer bei all ihren klassischen Aufgaben und sorgt für die digitale Transformation des Einkaufsprozesses.

Neben verschiedenen Modulen hat die Lösung eine Funktion als B2B-Netzwerk, auf dem Unternehmen und ihre Lieferanten virtuell zusammenarbeiten und Transaktionen tätigen können.

Die Oberflächen für die Bedarfsträger erinnern dabei an den Bedienkomfort, den diese von B2C-Marktplätzen vom privaten Online-Shopping kennen. Allerdings erhalten Einkäufer im Hintergrund Zugriff auf weitaus mehr betriebswirtschaftliche Features. So sind alle Schritte rund um den Beschaffungsprozess digital abbildbar.

Die Historie von Ariba

Ariba wurde im Jahr 1996 in Kalifornien gegründet. Bereits seinerzeit war es das Ziel, Nutzern eine transparente Einkaufs- und Beschaffungsplattform anzubieten, um Prozesse zu optimieren und das Lieferantenmanagement zu verbessern.

1999 ging Ariba an die Börse und vergrößerte sich durch Zukäufe erheblich. 2012 übernahm SAP das Unternehmen. Es folgte die Integration in den ERP-Bereich. Heute unterstützt die Cloud-Plattform SAP-Kunden dabei, ihren gesamten Beschaffungsprozess digital zu transformieren.

Von SAP SRM zu Ariba

Zahlreiche Unternehmen nutzten bisher SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) in Verbindung mit SAP ERP (ECC), um ihre Lieferantenbeziehungen zu verwalten und Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

Im Zuge der neuen ERP-Produktgeneration SAP S/4HANA gab SAP jedoch bekannt, dass die Wartung für SAP SRM Ende 2025 eingestellt wird.

Als Nachfolger platziert der Walldorfer Konzern die Ariba-Plattform. Er hat mit „Transform SRM“ sogar ein eigenes Tool geschaffen, mit dem Unternehmen von SAP SRM in die Ariba-Cloud umziehen können.

Wie funktioniert SAP Ariba?

Aus Sicht der Endbenutzer bietet das SAP Ariba Buying ähnliche Oberflächen wie moderne Online-Marktplätze (z. B. Amazon). Lieferanten können ihre Produkte auf der Plattform über klassische Shop-Funktionen anbieten. Entsprechende Katalogfeatures (Artikelstammdaten und Preispflege) gehören zum Ariba-Standard.

Für die Beschaffung hält SAP Ariba eine Rollenverwaltung bereit, über die sich individuelle Compliance-Richtlinien und Berechtigungen abbilden lassen. Somit lässt sich gewährleisten, dass die Prozesse im Einkauf allen internen Regularien entsprechen. Nutzer in der Beschaffung erhalten darüber hinaus Zugriff auf zahlreiche Tools und Reports, die die Lieferantenauswahl und das Lieferantenmanagement vereinfachen.

Über verschiedene Customizing-Optionen lässt sich der eigene Ariba-Marktplatz zudem an individuelle Bedürfnisse anpassen, um das Nutzererlebnis zu verbessern. Auf diese Weise lassen sich etwa bestimmte Lieferanten oder Kategorien ein- und ausblenden. Nutzer sehen also nur die Inhalte, die sie für ihren aktuellen Einkaufsprozess benötigen. Selbstverständlich arbeitet SAP Ariba darüber hinaus nahtlos mit SAP S/4HANA zusammen.

Welche Funktionen bietet SAP Ariba?

Aus Sicht des beschaffenden Unternehmens lassen sich die Funktionen von SAP Ariba wie folgt einteilen:

• Lieferantenmanagement & Risk: Verwalten von Lieferantendaten, Initiale Lieferantenregistrierung und Qualifizierung auf weitere Warengruppen. Monitoring des Lieferantenlebenszyklus inkl. Leistungen und Risiken
• Strategic Sourcing: Lieferantenauswahl („Ariba Discovery“), Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Spend Analysis
• Supply Chain Collaboration: Verknüpfung und Integration von Partnern und Supply-Chain-Prozessen über das SAP Business Network
• Beschaffung: elektronischer Einkauf (E-Procurement)
• Financial Supply Chain: Verbindlichkeiten in der Lieferkette strategisch managen, Cashflow optimieren
• Integration: Daten und Prozesse aus verschiedenen Anwendungen (SAP S/4HANA und Drittsysteme) auf einer zentralen Plattform zusammenführen

Für wen ist SAP Ariba geeignet?

SAP Ariba richtet sich an den Mittelstand und an große Unternehmen und Konzerne, die ihre Beschaffungs- und Einkaufsprozesse digitalisieren möchten.

Die Plattform eignet sich gleichermaßen für die Beschaffung von direkten und indirekten Materialien. Auch für den Einkauf von Dienstleistungen kann das System genutzt werden. Obwohl Ariba Stand-alone betrieben werden kann, entfalten die einzelnen Lösungen ihr maximales Potenzial erst in Verbindung mit SAP S/4HANA.

Wer sind die typischen Nutzer von SAP Ariba?

Die typischen Nutzer von SAP Ariba lassen sich in drei Gruppen einteilen:

• Bedarfsträger,
• Einkäufer und
• Lieferanten.

Die Bedarfsträger nutzen Guided Buying und Spot Buy für eine effiziente Beschaffung via Katalogen auf Basis vom Einkauf bereits verhandelter Waren, Lieferanten und Preisen.

Dem Einkauf erlaubt es die Plattform, den gesamten Einkaufsprozess strategisch zu steuern und operativ zu verwalten – von der Bezugsquellenfindung über die Bestellung bis hin zum Ausgleich der Lieferantenrechnung.

Lieferanten können mit dem Ariba-Netzwerk ihre Kunden dabei unterstützen, die Digitalisierung ihrer Beschaffung voranzutreiben. Weiterhin erlaubt es ihnen die Plattform, neue Kunden zu gewinnen, Umsätze zu steigern und den Cashflow zu verbessern.

Was ist Ariba Snap?

SAP Ariba Buying ist in seiner Standardvariante ein komplexes Tool mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten. Entsprechend hoch ist auch der Implementierungsaufwand. Erschwerend kommen Lizenz- bzw. Abokosten hinzu, die eher den Budgets großer Konzerne entsprechen.

SAP hat diese Problematik erkannt und mit Ariba Snap eine vorkonfigurierte Variante für den Mittelstand geschaffen. Snap zielt auf eine kürzere Einführungszeit ab, um die Projektkosten zu senken.

Erreicht wird dies durch Vorkonfigurationen. Ebenso geht die KMU-Lösung mit einem angepassten Subskriptionsmodell einher. Funktional betrachtet konzentriert sich Ariba Snap auf den operativen Einkauf.

Was ist Ariba Spot Buy?

Ariba Spot Buy ist eine zusätzliche Marktplatz-Lösung für Ariba mit zahlreichen internationalen Lieferanten, die Unternehmen bei Spontaneinkäufen unterstützt. Der Prozess lässt sich grob wie folgt skizzieren:

• Artikel suchen: Ist ein Artikel nicht im Katalog gelistet, startet der Anwender eine Suche in SAP Ariba Spot Buy
• Abstimmung und Genehmigung anhand vorkonfigurierter Geschäftsregeln
• Kauf: Check-out, sichere Zahlung und Versand
• Abonnement-Gebühr: Pakete mit unterschiedlichen Volumina an Bestellungen und Rechnungen

Wie nutze ich das SAP Business Network?

Diese Frage muss aus zwei Blickwinkeln beantwortet werden: aus Sicht des einkaufenden und des verkaufenden Unternehmens.

Die beschaffende Organisation erhält den Zugriff auf das SAP Business Network im Zuge der Einführung ihrer SAP-Ariba-Lösung.

Natürlich möchte das Unternehmen nach der Implementierung möglichst viele Lieferanten dazu bewegen, an dem Netzwerk teilzunehmen. Es wird daher entsprechende Einladungen aussprechen. Der Lieferant wird also gebeten, Mitglied im SAP Business Network zu werden.

Aus Sicht des Lieferanten kann es jedoch noch weitere Beweggründe geben, sich im SAP Business Network anzumelden – etwa die Ausschreibung eines Kunden oder schlicht der Wunsch, über die Plattform Neukunden zu generieren und Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Wie kann ein Unternehmen Mitglied im SAP Business Network werden?

Um Mitglied im SAP Business Network zu werden, müssen sich Lieferanten lediglich auf der Ariba-Plattform registrieren. Hierbei können sie zwischen zwei Varianten wählen: dem Standardkonto und dem Unternehmenskonto.

Das Standardkonto ist kostenfrei und bietet die wichtigsten operativen Grundfunktionen. Das Unternehmenskonto verfügt hingegen über einen erweiterten Funktionsumfang, mit denen sich das bestehende Geschäft nicht nur digital abbilden, sondern auch ausbauen und stärken lässt.

Hier werden Kosten allerdings auch nur oberhalb eines Schwellenwertes von 5 Dokumenten UND einem Umsatz von 50.000 Euro fällig.

Wie gelangen Lieferanten und Kataloge in die Ariba-Cloud?

Unternehmen, die ihre Lieferanten und deren Kataloge in der Ariba-Cloud abgebildet sehen möchten, müssen dies auf organisatorischem Wege lösen.

Technisch betrachtet benötigen die Lieferanten lediglich ein grundlegendes IT-Know-how, um die gewünschten Inhalte bereitzustellen. So haben sie die Möglichkeit, ihr gesamtes Sortiment mithilfe von „SAP Ariba Catalog“ über eine komfortable Schnittstelle hochzuladen.

Zudem stellt Ariba mehrere moderne Content-Management-Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Kataloginhalte definiert, validiert und um weitere Informationen angereichert werden können. Unterstützt werden Lieferanten darüber hinaus von einer automatischen, richtlinienbasierten Qualitätsprüfung.

Gibt es einen separaten Vertrag zwischen SAP Ariba und dem Lieferanten?

Nein. Vertragliche Beziehungen bestehen nur zwischen Einkäufer und Verkäufer. Allerdings müssen Lieferanten die Geschäfts- und Nutzungsbedingungen des Ariba-Netzwerks akzeptieren.

Welche technischen Voraussetzungen bestehen für die Nutzung des SAP Business Network?

Dank des Cloud-Ansatzes sind die technischen Einstiegshürden des Ariba-Netzwerks minimal. Lieferanten benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät mit einem gängigen Webbrowser, um das System nutzen zu können.

Wie sicher ist das SAP Business Network im Hinblick auf den Datenschutz und die Vertraulichkeit?

Das Ariba-Netzwerk setzt gängige Sicherheitsmechanismen ein, um die teils vertraulichen Daten innerhalb des Netzwerks angemessen zu schützen. So werden hochgeladene Belege und sensible Informationen verschlüsselt, bevor die Speicherung und Übermittlung erfolgt. Gleiches gilt für die Kommunikationswege. Die Server befinden sich im Regelfall in Europa und sind redundant ausgelegt.

Wie lange werden Daten von SAP Ariba gespeichert?

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. So ist sichergestellt, dass die aktuell gültigen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. SAP selbst hat keinen Zugriff auf die Daten.

Unterstützt SAP Ariba mobile Geräte?

Ja. Für den mobilen Einsatz existiert die sogenannte SAP-Ariba-App für iOS und Android. Sie ermöglicht es unter anderem, Kataloge zu durchsuchen, Bestellanforderungen zu erstellen und zu genehmigen, Erinnerungen zu versenden und Berichte rund um die Beschaffung abzurufen.

Ist SAP Ariba für Lieferanten kostenpflichtig?

Bei bis zu vier Transaktionen pro Jahr und einem Volumen unter 50.000 Euro pro Jahr ist die Ariba-Plattform in Form des SAP Business Network für Lieferanten kostenlos.

Danach greift ein Preismodell, das sich aus den Komponenten Anzahl der Belege und Transaktionsvolumen zusammensetzt.