Was ist SAP RE-FX?

Das Flexible Immobilienmanagement RE-FX ist eine vollständig integrierte Verwaltungssoftware für Immobiliengeschäfte. Das Modul steht sowohl für SAP ERP als auch für SAP S/4HANA zur Verfügung. Ob Kauf oder Verkauf, ob Vermietung von Grundstücken oder Abrechnung – mit RE-FX lassen sich alle Geschäftsvorfälle und Prozesse im Immobilienmanagement ganzheitlich abbilden.

Was bedeutet SAP RE-FX?

SAP RE-FX ist die Modulbezeichnung für „SAP Flexible Real Estate Management“ oder auf deutsch: „SAP Flexibles Immobilienmanagement“.

Welche Funktionen bietet SAP RE-FX?

Zu den Kernaktivitäten im Management von Immobilien zählt die Verwaltung des jeweiligen Immobilienbestands. Eine zentrale Rolle spielen darüber hinaus die Steuerung und Kontrolle immobilienrelevanter Geschäftsvorfälle. Dazu gehören die Buchung und Überwachung der Zahlungsströme (Miete, Nebenkostenabrechnung oder Kautionsvereinbarungen) mit den Objektmietern, aber auch das gesamte Flächenmanagement.

Die Verwaltung der Immobilien im Stammdatenmanagement unterteilt sich in zwei Sichten: die Architektursicht zur Verwaltung des Immobilienbestands und die Nutzungssicht zur Abbildung der Nutzung des Bestands. Experten und Berater sprechen auch vom „Zwei-Sichten-Modell“. Durch diese duale Sicht ist eine besonders flexible Verwaltung aller Arten von Immobilien möglich.

Mit Hilfe der architektonischen Betrachtung wird die Architektur eines Immobilienobjekts erfasst – also beispielsweise eine Etage oder ein Ladenlokal in einem Gebäude. Es geht damit um die einzelnen Immobilienbestandteile im Rahmen der Bestandsverwaltung.

Die Nutzungssicht hingegen stellt die tatsächliche Nutzung des in der Architektursicht erfassten Immobilienbestands dar. Hier geht es um eine ganzheitliche Betrachtung des Vermietungsvertrages der zugrundliegenden Immobilie. Dargestellt werden Informationen wie Laufzeiten, Konditionen, Vertragspartner und Vertragsoptionen.

Welche Vorteile bietet SAP RE-FX?

Die Vorteile von SAP RE-FX sind:

• Vollständig integriertes System, mit dem sich alle Geschäftsvorfälle im Immobilienmanagement abbilden lassen
• Senkung von Kosten und Aufwand im Immobilienmanagement
• Fundiertere Entscheidungen auf der Basis stets aktueller und harmonisierter Daten
• Erhöhung der Effizienz bei der gesamten Verwaltung von Immobilien
• Reporting über den gesamten Immobilienbestand
• Single-Source-of-Truth in Bezug auf Immobilienbestände und deren Verträge (alle Daten an einem Ort)
• Umfassende Dokumentenverwaltung

Das Modul SAP RE-FX ist unter SAP S/4HANA vollständig in die Anlagenbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung und das Controlling integriert. Im Controlling gehören dazu unter anderem die Kostenstellen- und Profit-Center-Rechnung sowie das Umsatzkostenverfahren.

Das auf SAP Flexible Real Estate Management basierende SAP Contract and Lease Management kann darüber hinaus verwendet werden, um Leasingverhältnissen abzuwickeln.

SAP Contract and Lease Management in RE-FX

SAP Contract and Lease Management ist ein umfassendes Verwaltungs- und Vertragsmanagement für Leasingverhältnisse im Rahmen des Moduls SAP RE-FX. Mit dieser Lösung lassen sich sowohl die Leasingverhältnisse als auch die damit korrespondierenden Vertragsbestandteile erfassen und verwalten – und zwar über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Die Lösung unterstützt in erster Linie Unternehmen, die in Leasingvereinbarungen als Leasingnehmer auftreten. Zu den zentralen Funktionen des Moduls gehört die Erfassung sämtlicher Vertragsbestandteile – also zum Beispiel Laufzeiten, Vertragsgegenstände, Zahlungsmodalitäten oder Kündigungs- und Verlängerungsoptionen.

IFRS 16 mit SAP RE-FX

Zudem geht die Lösung mit den neuesten Rechnungslegungsstandards IFRS 16 und US-GAAP ASC 842 konform. Zu den Funktionen gehören dabei die Erstbewertung der erfassten Vertragsbestandteile und die automatisierte periodische Folgebewertung des Nutzungsrecht „Right-of-Use“ durch Anwendung der zugrundliegenden Abschreibungsmethoden. Weiterhin erfolgt die Folgebewertung der Leasingverbindlichkeit durch Buchung der Tilgung sowie des Zinsaufwands.

Darüber hinaus stehen aber auch noch zusätzliche Funktionalitäten zu Verfügung, etwa für den Umgang mit Vertragsänderungen im Sinne des IFRS 16, wie beispielsweise die Abwicklung von Contract Modifications (term- oder scope reduction) oder Contract Reassessments.

Das SAP Contract and Lease Management“ stellt zudem abschlussorientierte Standard-Reportings zur Verfügung, die die Jahresabschlussarbeiten beschleunigen und erforderliche Informationen bereitstellen. Außerdem helfen detaillierte Auswertungen, den Leasingbestand zu analysieren und – darauf basierend – bessere und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Betrachtet SAP die Prozesse des kaufmännischen und technischen Immobilienmanagements integriert oder separat?

Der Vorteil des SAP-System liegt in seinem hohen Integrationsgrad. Dies ermöglicht eine vollständig integrierte Sicht auf die Prozesse. So können z.B. Instandhaltungskosten in der gewerblichen Vermietung über die Betriebskostenabrechnung an die Mieter weitergegeben werden.