Vorbereitung der Umstellung auf SAP S/4HANA
Wie können Unternehmen die Umstellung auf SAP S/4HANA vorbereiten?
Schon bevor es zur konkreten Umstellung auf SAP S/4HANA kommt, lässt sich einiges tun, um den Umstieg vorzubereiten – auch, um später unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
1. Erarbeitung einer Roadmap
Zu den Vorbereitungen gehört zunächst und vor allem die Erstellung einer Roadmap. Diese Roadmap zeigt auf, in welcher Zeit welche Schritte gegangen werden müssen – von der Ausgangssituation bis zur Einführung von SAP S/4HANA.
2. Umstellung auf SAP HANA
Die Umstellung auf die SAP-HANA-Datenbank lässt sich bereits im Vorfeld durchführen – als separater Schritt noch vor der eigentlichen Umstellung auf SAP S/4HANA.
Der Wechsel im Vorfeld reduziert die Komplexität der Umstellung und ermöglicht einen „sanfteren Übergang“. Das ERP-System läuft dann bereits auf SAP HANA. In einem zweiten Schritt folgt dann die Migration zu SAP S/4HANA.
3. Umstellung auf Unicode
Ein weiterer wichtiger Schritte zur Vorbereitung ist die Umstellung auf Unicode (internationaler Standard für Zeichensätze, für SAP S/4HANA Pflicht).
4. Prüfungen von Kundenentwicklungen und Add-ons
Zudem sollte die Prüfung von Kundenentwicklungen (sogenannte Z-Entwicklungen) und Add-Ons auf Kompatibilität mit SAP S/4HANA und der HANA-Datenbank (Custom Code Check) frühzeitig erfolgen.
5. Datenqualität prüfen und verbessern
Auch die Archivierung von Daten ist ein wichtiges Thema.
Verfügt ein Unternehmen noch nicht über ein Datenarchiv (in das Daten in regelmäßigen Abstanden automatisch ausgelagert und gesichert und so aus dem System entfernt werden), kann es passieren, dass die mitunter sehr alten Daten beim Umstieg auf SAP S/4HANA zu Inkonsistenzen führen.
Sie können den gesamten Prozess stagnieren lassen – der Software Update Manager erkennt ein Problem (etwa einen Währungsfehler) und hält den gesamten Prozess an, bevor dieses Problem nicht gelöst wurde.
Außerdem können jetzt auch nicht notwendige Daten identifiziert und entfernt werden. Mit einer hohen Stammdatenqualität lassen sich zudem Fehler bei Prüfungen der Stammdaten unter SAP S/4HANA vermeiden.
6. Usage and Procedure Logging
Mit dem Usage and Procedure Logging (UPL) können Unternehmen untersuchen, welche ungenutzten Eigenentwicklungen im System vorhanden sind oder auf welche Datenbanktabellen kaum zugegriffen wird.
Das Ziel auch hier: Das ERP-System im Vorfeld von „Altlasten“ zu befreien und möglichst schlank aufzustellen. Denn je aufgeräumter das System ist, desto reibungsloser verläuft später die Migration zu SAP S/4HANA.
7. Update auf EHP 8
Auch das Update auf das EHP 8 (SAP enhancement package 8 for SAP ERP 6.0) muss im Vorfeld der Umstellung erfolgen: Für den Betrieb von SAP S/4HANA ist der SAP Netweaver 7.5 erforderlich (grundlegende Plattform für SAP-Anwendungen) – und damit auch EHP 8.
EHP 8 ist ein Erweiterungspaket, mit dem SAP Innovationen für ERP-Systeme bereitstellt. Mit EHP 8 hat SAP die Grundlage für die Umstellung auf SAP S/4HANA geschaffen.
8. Upgrade auf den Solution Manager 7.2
Darüber hinaus müssen Unternehmen ein Upgrade auf den Solution Manager 7.2 durchführen. Beim Solution Manager handelt es sich eine umfassende Management-Software mit Werkzeugen, Services und Inhalten für die Einführung und den Betrieb von Unternehmensapplikationen. Der Solution Manager 7.2 unterstützt SAP HANA und die SAP Cloud.
9. Customer Vendor Integration
Ein weiterer wichtiger Teil ist die Umstellung auf den „zentralen Geschäftspartner“ (Customer Vendor Integration). Der Geschäftspartner löst den klassischen Debitor und Kreditor zwingend ab. Umstellen können Unternehmen dies bereits im ERP-System.
10. Umstellung auf das New GL
Ebenfalls neu ist das „New General Ledger“, das neue Hauptbuch („New GL“ als fester Bestandteil des Rechnungswesens). Die Umstellung kann ebenfalls bereits im Vorfeld durchgeführt werden.
11. Wechsel zu SAP CCM (früher SAP CCS)
Mit der Migration zu SAP S/4HANA ersetzt SAP Bonus, also die alte Bonusabrechnung über die „nachträgliche Vergütung“. Unter SAP S/4HANA ist SAP CCS („Condition Contract Settlement“) die neue Standard-Bonuslösung.
Unternehmen sollten daher SAP Bonus frühzeitig auf SAP CCS umstellen. Allerdings ändert sich die Bezeichnung: Das SAP CCS heißt künftig „Condition Contract Management“ (CCM) bzw. Konditionskontraktmanagement. CCM ist Teil des Settlement Managements.
12. Neues Outputmanagement mit BRF+
Nicht zuletzt verändert sich unter SAP S/4HANA auch das Outputmanagement – also das System zur Nachrichtensteuerung im Unternehmen.
Mit Hilfe der Nachrichtensteuerung lässt sich der Informationsfluss in Unternehmen in Form gedruckter oder digitaler Dokumente darstellen. Dies betrifft zum Beispiel die Informationen, die von der Produktion und der Qualitätssteuerung bis zur Rechnungsstellung in Unternehmen verarbeitet werden müssen.
Die bisherige Ausgabensteuerung wird nun auf eine neue Steuerung auf der Basis von BFR+ (Business Rule Framework plus) umgestellt. BRF+ ist ein System zur Ablage von Geschäftsregeln und regelt unter anderem auch die Nachrichtensteuerung. Unternehmen sollten Formulare und Abhängigkeiten daher bereits im Vorfeld der Umstellung prüfen.
